「摘要」と「備考」意味の違いと使い分け方を具体例で解説

帳簿によっては「摘要」と「備考」の二つの記入欄があり、どちらに何を記入するべきなのか迷ってしまう方が少なくありません。

このページでは、「摘要」と「備考」の違いと使い分け方を具体例を使って解説し、それぞれの言葉の意味についてもまとめています。

「摘要」と「備考」の違いと使い分け方をシンプルに理解する具体例

【例】青森産リンゴ10ケース、山梨産ブドウ5ケース、山梨産モモ5ケース。以上の取引を仕入れ帳に記入する場合。

数量 摘要 備考
10ケース リンゴ 青森産
5ケース ブドウ 山梨産
5ケース モモ 山梨産

 


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「摘要」と「備考」、言葉の意味を解説

上にあげた仕入れ帳の例で、「摘要」と「備考」の二つの記入欄にはそれぞれ何を記入すべきかおおよそのところはご理解いただけたかと思います。しかし、その理解をより確かなものにするには理解した事柄の言語化が大切です。

5冊の国語辞典でそれぞれの言葉の意味を調査の上、二つの言葉の違いが最も際立つ組み合わせを以下にまとめました。「摘要」と「備考」の違いを、言葉の定義によっても把握してみてください。

【摘要】

【摘要】
たいせつなところを抜き出したもの。
引用:小学館『新選国語辞典』

「摘要」という言葉の意味の最も注目すべき箇所は「たいせつなところ」という部分です。

経理伝票であれば、勘定科目や金額と並んでその取引の具体的内容(何を買ったのか、どこで買ったのか)も重要な情報です。単なるメモ以上の情報です。

ほとんどの経理伝票の空欄が「摘要」となっているのはそのためです。

【備考】

【備考】
参考のために書き添えること。
引用:岩波書店『広辞苑』

「摘要」が「たいせつなところ」なのに対して「備考」は単なるメモです。もし「たいせつなところ」に不足があれば、その不足を補うために記す欄が「備考」です。

また「摘要」は、そこを見ただけでもおおよその取引内容は理解できますが、「備考」では取引内容がわかりません。

上に述べた仕入れ帳の例の場合、摘要欄を見れば何を仕入れたのか判断できますが、備考欄だけでは山梨産の何を仕入れたのかが判別できません。

「摘要」と「備考」の違いと使い分け方、まとめ

「摘要」と「備考」、ご理解いただけましたでしょうか。見た目はメモ欄のようでよく似ている「摘要」と「備考」ですが、情報の重要度によって記す箇所が異なってきます。

以下に「摘要」と「備考」の違いをまとめました。あなたのお仕事のお役に立つことができれば幸いです。

  • 【摘要】主たる情報。摘要だけで取引内容の概略が理解できる。
  • 【備考】従たる情報。備考だけでは取引内容は把握できない。



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